Archivage électronique

L’archivage électronique permet de stocker vos documents au format dématérialisé et de façon sécurisée. À la différence d’une solution de gestion documentaire classique, l’archivage électronique stocke les documents qui ne seront plus modifiés. Les documents archivés peuvent être recherchés, consultés, téléchargés et diffusés si besoin.
archivage électronique, solution d'archivage électronique
Lorsque votre document est arrivé en fin de traitement (ex: facture payée, bulletin de paie après le versement du salaire, bon de livraison après la livraison, etc.), vous avez 2 options : le conserver ou le supprimer. Bien souvent, la législation vous oblige à conserver ce document pour une durée minimum. Ce document n’étant plus soumis à modifications, il n’est pas utile de le garder sur vos serveurs de travail directement. L’archivage prend alors tout son sens, vous déplacez alors simplement le document en question dans votre système d’archivage. Vous pouvez même, par le biais de l’automatisation, faire en sorte qu’il soit archivé à la fin de son traitement sans actions supplémentaires de votre part.
Vos documents archivés ne sont pas pour autant inaccessibles. Vous pouvez à tout moment y accéder et à l’aide d’un moteur de recherche, les retrouver en quelques clics. La recherche peut se faire uniquement dans le titre du document ou bien dans le contenu pour gagner en efficacité et en rapidité. Une fois retrouvé, le document peut être téléchargé et envoyé. Par exemple, si un client vous demande le duplicata de sa facture datant d’il y a 6 mois, vous la retrouvez très rapidement et pouvez lui transférer.

Pourquoi choisir l'archivage électronique ?

De nombreux documents ont une durée légale de conservation minimum tels que les factures, les bulletins de paie, les notes de frais, etc. Vous archivez donc déjà vos documents, mais pourquoi passer à l’archivage électronique ?

Supprimez vos salles d'archives

L’accroche peut paraître forte, pourtant l’archivage électronique repose sur la dématérialisation. En choisissant l’hébergement externe de votre archivage, vous pouvez réellement supprimer vos salles d’archives. Adieu les volants.

Accédez à vos documents de façon mobile et rapide

L’archivage électronique vous permet d’être très réactif lorsque vous recherchez un document que l’on vous demande. En quelques clics vous retrouvez le fichier dont vous avez besoin et vous pouvez l’envoyer par email rapidement. Plus besoin d’aller aux archives à l’autre bout de l’entreprise et de chercher de longues minutes un documents. De plus la recherche peut se faire de façon mobile via une simple connexion web.

Intégrez l'archivage dans vos circuits de validation

Vous avez déjà adopté la Gestion Électronique des Documents et mis en place des circuits de validation (workflows) ? Alors intégrez l’archivage électronique dans votre GED et automatisez l’archivage de vos documents en fin de traitement.

Peut-on supprimer un document après la durée légale de conservation ?

Oui
en respectant bien la durée minimale
Bien évidemment, il faut cependant vous assurer que la durée a bien été respectée. Une fois passé, le document peut être supprimé, il est même recommandé de le faire pour éviter de vous retrouver une masse de documents inutilement. Attention, selon les documents, il peut exister plusieurs durées légales de conservation minimum. Dans ce cas, c’est la durée la plus longue qu’il convient de respecter.

Quelle réponse ISI pour l'archivage électronique ?

Contactez un expert sur l'archivage électronique

Vous avez pour projet de redéfinir la gestion de vos documents ? Nos experts sont là pour vous accompagner dans votre démarche. N’hésitez pas à prendre contact via ce formulaire afin que l’on puisse définir ensemble, une nouvelle organisation de vos process. Nous déterminerons à vos côtés les solutions adaptées à vos besoins en matière de digitalisation de vos documents.

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