Dématérialisation de la facture client

La dématérialisation des factures clients permet d’automatiser les tâches chronophages liées aux traitements de celles-ci (impression, mise sous pli, affranchissement, envoi). Cette dématérialisation automatique vous permet de recentrer votre temps sur d’autres tâches qui sont à plus fortes valeur ajoutée et rassembler l’ensemble de vos informations dans une base documentaire unique.
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Pour lancer le processus, il vous suffit simplement de faire un glisser-déposer des factures à envoyer, dans l’imprimante virtuelle. Ensuite, 2 modes d’envoi sont possibles : soit électronique, soit papier. Vous pouvez envoyer autant de factures que vous voulez en simultané, pour 1 ou plusieurs destinataires.
Une fois dans l’imprimante virtuelle, les factures sont découpées par client. Par exemple, vous déposez 10 factures dont 3 pour une seule entreprise, 4 pour une autre et les 3 dernières pour 3 entreprises différentes. Dans ce cas l’outil va donc découper vos factures en 5 paquets.
Lorsque l’outil a identifié l’ensemble des destinataires, il envoie les factures par email à chacun. L’email contient la facture ou le lot de factures en pièces jointes. La législation oblige l’entreprise qui reçoit une facture électronique à l’accepter. Si vous choisissez de conserver la facture client au format papier, l’outil gère la transmission par voie postale via un centre éditique, il suffit de le préciser lors du paramétrage.
Quelque soit le mode de transmission de vos factures clients, tous les clients peuvent accéder au portail en ligne dans lequel se trouve l’historique de leur factures. Le suivi de leurs factures en est facilité.
Le tableau de bord vous permet de suivre l’avancement de chaque facture avec différentes étapes : envoyée, en attente de règlement, payée, mise en litige, etc.
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Les bénéfices de la dématérialisation de vos factures clients pour vous et vos fournisseurs

Savez-vous combien vous coûte la gestion de vos factures clients ? Entre l’impression, la mise sous pli, l’affranchissement, la distribution, les relances, la vérification du paiement, la gestion des litiges et même l’envoi de duplicatas, la facture clients est une tâche chronophage et financièrement lourde. En la dématérialisant, vous réalisez des économies de temps et d’argent, très importantes.

Raccourcissez vos délais de paiement

L’un des premiers constats de la dématérialisation des factures clients est la diminution du délai moyen de paiement des factures. L’administration publique, souvent décriée pour ses délais de paiement très long, a observé jusqu’à 46% de réduction du délai de paiement suite à la mise en place de son portail de dépôt des factures dématérialisées.

Réalisez des économies sur la production de la facture

Le cabinet Arthur D.Little a menée une étude sur le coût d’une facture. Si en moyenne la facture client au format papier coûte entre 8 et 9,50€, la facture client dématérialisée revient quant à elle à environ 5€. Soit une économie potentielle de 1/3 !

Gagnez du temps sur la transmission des factures

Avec la dématérialisation de vos factures clients, exit les heures à imprimer, mettre sous pli et affranchir les factures. Lorsqu’elles sont prêtes dans votre outil de facturation, vous n’avez plus qu’à les glisser-déposer dans l’imprimante virtuelle. Que vous ayez une ou plusieurs factures destinés à différents clients, l’imprimante virtuelle enverra chaque facture à son bon interlocuteur.

Combien de temps faut-il conserver une facture ?

10
ans
Il est possible d’archiver électroniquement des factures émises en papier depuis janvier 2007. En cas de contrôle fiscal, l’Administration, l’émetteur ou le récepteur doit pouvoir accéder en ligne aux factures dans un délai raisonnable, notamment par le biais d’un portail externe. Les factures papiers ou électroniques doivent être conservées 10 ans au regard du droit commercial et 6 ans pour le droit fiscal.

Quelle réponse ISI pour la dématérialisation de la facture client ?

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