Dématérialisation de la facture fournisseur

La dématérialisation des factures permet d’automatiser les tâches chronophages liées aux traitements de celles-ci (capture, intégration, classement, workflow et saisie comptable). Cette dématérialisation automatique vous permet de recentrer votre temps sur d’autres tâches qui sont à plus fortes valeur ajoutée et rassembler l’ensemble de vos informations dans une base documentaire unique.
facture électronique fournisseur, dématérialisation facture fournisseur, facture numérique fournisseur
Tout commence par la réception de votre facture fournisseur, soit par courrier au format papier, soit au format électronique par email.
Il s’agit d’intégrer la facture au logiciel de gestion documentaire. Pour les factures au format papier, il faut passer la facture au scanner pour la numériser. Lorsque la facture est électronique, il suffit simplement de la déposer depuis l’interface web. Vous pouvez alors la transférer depuis votre messagerie ou la déposer dans un dossier de synchronisation.
Avant toute action de modification, la facture est horodatée et archivée afin de garantir son authenticité et qu’elle ne soit pas altérée, sinon elle en perdrait toute sa valeur. Afin de pouvoir y apposer des annotations, la facture fournisseur est dupliquée sous forme de PDF/A pour conserver sa valeur juridique.
Le logiciel analyse les informations de la facture fournisseur. Une fois la reconnaissance des informations terminée, il indexe et classe la facture en fonction du fournisseur.
Une fois classée, la facture est envoyée automatiquement ou manuellement aux décisionnaires, elle pourra alors être validée ou refusé avec un retour à l’expéditeur.
En fonction des champs indexés, une imputation comptable des écritures vous est proposée, il ne vous restera qu’à valider la bonne affectation des comptes de charges. Vous pourrez alors télécharger votre fichier d’import et l’intégrer dans votre logiciel comptable.
La technologie de reconnaissance de caractères embarquée dans le logiciel vous permettra de rechercher rapidement tout les documents contenant un ou une suite de mots. Il ne vous restera plus qu’à filter en fonction des indexs de classement pour trouver en quelques clics LE documents que vous cherchez.

Les bénéfices de la dématérialisation de vos factures pour vous et vos fournisseurs

Grâce à un système unique de numérisation, de classement et de recherche, la dématérialisation offre de nombreux bénéfices dans le traitement des factures entrantes.

Simplifiez le suivi et la gestion avec vos fournisseurs

En quelques clics, vous avez une visibilité instantanée de votre situation vis à vis de votre fournisseur. Vos échanges et délais de traitement avec eux s’améliorent grâce aux traitements automatisés de vos factures.

Gagnez en productivité

Ne perdez plus de temps à saisir et classer les factures que vous recevez. Lors de la numérisation du document, la reconnaissance de caractères permet d’indexer et classer votre facture automatiquement. Grace à une solution de dématérialisation, les données communes des documents sont reconnues et permettent de créer un dossier qui les regroupe (Devis / Bon de commande et facture).

Validation et export comptable facilité

Vous n’avez plus besoin de distribuer physiquement les factures à valider. Une fois que la facture a été numérisée, elle est distribuée électroniquement et le valideur est informé par un simple mail des documents soumis à validation. Il n’y a plus de perte de documents et le temps de validation est raccourcis. Validation faite, les données de votre facture s’exportent automatiquement dans votre logiciel comptable.

Combien de temps faut-il conserver une facture ?

10
ans
En cas de contrôle fiscal, l’Administration, l’émetteur ou le récepteur doit pouvoir accéder en ligne aux factures dans un délai raisonnable, notamment par le biais d’un portail externe. Les factures papiers ou électroniques doivent être conservées 10 ans au regard du droit commercial et 6 ans pour le droit fiscal.

Quelle réponse ISI pour la dématérialisation de la facture fournisseur ?

Contactez un expert sur la dématérialisation de la facture fournisseur

Vous avez pour projet de redéfinir la gestion de vos documents ? Nos experts sont là pour vous accompagner dans votre démarche. N’hésitez pas à prendre contact via ce formulaire afin que l’on puisse définir ensemble, une nouvelle organisation de vos process. Nous déterminerons à vos côtés les solutions adaptées à vos besoins en matière de digitalisation de vos documents.

Vous avez pris connaissance de notre politique de confidentialité.

Conformément à la réglementation en vigueur vous disposez d’un droit de modification, d’accès, de rectification et d’opposition de vos données. Pour cela, veuillez préciser votre demande par email à dpo@cpro.fr.

Vous avez pris connaissance de notre politique de confidentialité.

Conformément à la réglementation en vigueur vous disposez d’un droit de modification, d’accès, de rectification et d’opposition de vos données. Pour cela, veuillez préciser votre demande par email à dpo@cpro.fr.