Gestion du courrier entrant et sortant

Automatiser la gestion du courrier entrant dans une entreprise accélère sa transmission en interne. Les collaborateurs peuvent ainsi facilement traiter un document et mettre en place des circuits de validation pour réduire les délais de traitement. La dématérialisation des courriers sortants est une source d’économies financières et de temps puisque tout le process est dématérialisé.
gestion du courrier, gestion électronique du courrier, courrier dématérialisé
Lorsque le collaborateur qui en a la responsabilité, réceptionne le courrier de votre entreprise, il doit désormais le scanner. Il est possible de scanner l’ensemble de votre courrier ou uniquement une partie, c’est vous qui décidez de cela lors du paramétrage et de la formation de votre personnel.
Automatiquement, le logiciel de numérisation capture les informations et sait à qui transférer le courrier dans l’entreprise. Pour qu’une règle soit bien appréhendée par le logiciel, il faut scanner 3 documents similaires et indiquer à chaque fois l’action à effectuer. Pour les documents suivants, l’action se fait automatiquement.
Une fois numérisé et ses informations capturées, le document est automatiquement envoyé au bon interlocuteur dans l’entreprise. Le document entre ainsi dans un circuit de validation, basique ou complexe. Cela permet de gérer les échéances relatives au document en recevant des alertes. Pour les administrations publiques, cette fonction est très utile pour ne pas être piégé par la règle du silence vaut accord (voir paragraphe plus bas “Silence vaut accord”).
Afin de suivre le traitement du courrier, vous accédez à un tableau de bord dans lequel se trouvent des informations sur le statut de chaque document : En cours de traitement, à distribuer, à traiter, refusé.
Dématérialisez aussi vos courriers sortants à l’aide d’une imprimante virtuelle. Lorsque votre document est terminé, vous l’envoyez par un simple glissé-déposé dans l’outil. Ensuite, 3 options s’offrent à vous : l’envoi du document en pièce jointe d’un email, l’envoi d’un lien vers un portail web pour accéder au document via un email, l’envoi au format papier via un centre éditique. Dans tous les cas, une fois le document déposé dans l’imprimante et l’envoi validé, vous n’avez plus rien à faire. Vous pouvez tout de même suivre l’envoi et accéder aux documents envoyés sur le portail externe dédié.

Les bénéfices de la gestion de courrier pour vous, vos collaborateurs et vos clients

Les entreprises et les collectivités sont contraintes de gérer de nombreux documents papiers et de dématérialiser beaucoup de processus. La dématérialisation du courrier permet d’automatiser ce traitement et d’en retirer des bénéfices.

Classez et distribuez votre courrier en toute simplicité

Dès la réception de votre courrier, il vous suffira de numériser et indexer informatiquement les documents. Une fois l’indexation faite, vous n’aurez plus qu’à distribuer en quelques clics les courriers aux différents correspondants qui seront alertés par email. Vous n’aurez plus aucun risque de perte de documents.

N'imprimez plus et n'affranchissez plus

L’impression, la mise sous pli et l’affranchissement sont des tâches chronophages sans valeur ajoutée. En automatisant la gestion du courrier sortant, vos documents vont être captés via une imprimante virtuelle et pourront ainsi bénéficier du traitement choisi, sans aucune action supplémentaire de votre part : envoi via centre éditique ou envoi par un email.

Suivez et recherchez facilement vos courriers

Avec l’archivage et le traitement numérique de vos courriers, vous lancez des recherches multicritères pour retrouver rapidement et facilement une information ou un document en quelques clics seulement.

Le silence vaut-il accord ?

Oui
Si les délais ne sont pas tenus
L’application du principe « silence vaut acceptation » (SVA) garantit à chaque chef d’entreprise, chaque citoyen que sa demande adressée à l’administration sera traitée rapidement : si l’administration ne répond pas dans les délais, c’est qu’elle donne son accord. Dématérialiser la gestion du courrier entrant permet de programmer des rappels automatiques, ce qui peut éviter des accords par principe de SVA.

Quelle réponse ISI pour le traitement du courrier entrant et sortant ?

Contactez un expert sur le traitement du courrier entrant et sortant

Vous avez pour projet de redéfinir la gestion de vos documents ? Nos experts sont là pour vous accompagner dans votre démarche. N’hésitez pas à prendre contact via ce formulaire afin que l’on puisse définir ensemble, une nouvelle organisation de vos process. Nous déterminerons à vos côtés les solutions adaptées à vos besoins en matière de digitalisation de vos documents.

Vous avez pris connaissance de notre politique de confidentialité.

Conformément à la réglementation en vigueur vous disposez d’un droit de modification, d’accès, de rectification et d’opposition de vos données. Pour cela, veuillez préciser votre demande par email à dpo@cpro.fr.

Vous avez pris connaissance de notre politique de confidentialité.

Conformément à la réglementation en vigueur vous disposez d’un droit de modification, d’accès, de rectification et d’opposition de vos données. Pour cela, veuillez préciser votre demande par email à dpo@cpro.fr.