Gestion Électronique des Documents

Pour les documents au format papier, la capture consiste à scanner le document avec un appareil à scan qui peut être un scanner, une imprimante multifonctions, un photocopieur ou encore un smartphone disposant de la fonction scan. Pour les documents électroniques, la capture est le fait de récupérer les informations directement dans le document. Si vous recevez des fax, l’outil peut les gérer comme des emails et les intégrer à votre GED.

Le logiciel de GED intègre les documents en plein texte afin de faciliter la recherche. Les documents sont ainsi indexés et classés.

Lors du paramétrage initial de votre outil de GED, vous définissez les circuits des documents. Circuit de validation, alerte, envoi de documents, archivage, relance, etc.

La GED offre une traçabilité exemplaire, capable d’identifier les flux et les versionning des documents, tout en les intégrant au système d’information.

Les documents, une fois intégrés, sont sauvegardés. Ils peuvent être horodatés pour prouver qu’ils n’ont pas été modifiés. Cela est primordial lorsque le document est considéré comme l’original et qu’il a une valeur juridique.

Envoyez vos documents par email ou en les déposant sur un portail web et en partageant le lien URL. Parmi vos envois électroniques, vous avez besoin d’envoyer des documents au format papier ? Automatisez aussi l’envoi de vos documents papier via un centre éditique.

L’un des avantages les plus valorisés de la GED est la recherche de documents. Bien paramétrée, votre solution de GED vous permet de rechercher des documents en un temps record puisque le logiciel recherche dans les documents et non pas uniquement dans le titre du document, c’est la recherche “plein texte”.