Gestion Électronique des Documents

La Gestion Électronique des Documents permet l’optimisation de la gestion globale du document par l’automatisation des processus documentaires tels que la création, l’utilisation, le partage et l’archivage des documents en entreprise. Ces processus regroupent des tâches comme la capture, le classement, le traitement, la traçabilité, l’archivage, la diffusion ou encore la recherche.
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Pour les documents au format papier, la capture consiste à scanner le document avec un appareil à scan qui peut être un scanner, une imprimante multifonctions, un photocopieur ou encore un smartphone disposant de la fonction scan. Pour les documents électroniques, la capture est le fait de récupérer les informations directement dans le document. Si vous recevez des fax, l’outil peut les gérer comme des emails et les intégrer à votre GED.
Le logiciel de GED intègre les documents en plein texte afin de faciliter la recherche. Les documents sont ainsi indexés et classés.
Lors du paramétrage initial de votre outil de GED, vous définissez les circuits des documents. Circuit de validation, alerte, envoi de documents, archivage, relance, etc.
La GED offre une traçabilité exemplaire, capable d’identifier les flux et les versionning des documents, tout en les intégrant au système d’information.
Les documents, une fois intégrés, sont sauvegardés. Ils peuvent être horodatés pour prouver qu’ils n’ont pas été modifiés. Cela est primordial lorsque le document est considéré comme l’original et qu’il a une valeur juridique.
Envoyez vos documents par email ou en les déposant sur un portail web et en partageant le lien URL. Parmi vos envois électroniques, vous avez besoin d’envoyer des documents au format papier ? Automatisez aussi l’envoi de vos documents papier via un centre éditique.
L’un des avantages les plus valorisés de la GED est la recherche de documents. Bien paramétrée, votre solution de GED vous permet de rechercher des documents en un temps record puisque le logiciel recherche dans les documents et non pas uniquement dans le titre du document, c’est la recherche “plein texte”.

Pourquoi passer à la Gestion Électronique des Documents ?

Passer à la gestion documentaire électronique est un projet qui implique de connaître toutes les étapes de traitement de vos documents, afin de pouvoir créer des circuits de traitement adaptés à votre réalité. Ensuite, vous devez mettre en place l’outil, et former votre personnel. Lorsque la GED est en place, vous constatez de nombreux bénéfices.

Améliorez la performance de vos traitements

La mise en place de la GED en entreprise est un accélérateur de performance. Vous automatisez de nombreux processus et cela fait économiser beaucoup de temps vos collaborateurs et à vos interlocuteurs tels que clients et fournisseurs. En effet la circulation des documents devient plus fluide tout en étant plus sécurisée.

Recherchez des documents très rapidement

Une bonne GED vous permet de retrouver le document que vous cherchez en quelques instants. Oubliez les salles d’archives, ou bien les dossiers sur vos PC dont le rangement est souvent obsolète et pas très rigoureux, la recherche de la GED est très puissante.

Sécurisez les informations de votre entreprise

Ne vous est-il pas déjà arrivé de perdre un document papier ? Avec la dématérialisation, vous sécurisez vos documents puisqu’ils sont sauvegardés dans des datacenters ultra sécurisés en France et donc régis pas la législation Européenne.

Comment la GED peut vous aider dans votre mise en conformité RGPD ?

RGPD
Règlement Général relatif à la Protection des Données
Par l’automatisation des process de votre entreprise, la GED vous aide dans votre mise en conformité RGPD : gestion automatique des données, mise en place d’actions sur les documents lorsqu’ils ont atteint une certaine durée, ou bien lorsqu’une autre action est réalisée, alertes, relances, etc. De plus, l’hébergement des données se fait dans des datacenters en France qui respectent le RGPD.

Quelle réponse ISI pour la Gestion Électronique des Documents (GED) ?

Contactez un expert sur la Gestion Électronique des Documents (GED)

Vous avez pour projet de redéfinir la gestion de vos documents ? Nos experts sont là pour vous accompagner dans votre démarche. N’hésitez pas à prendre contact via ce formulaire afin que l’on puisse définir ensemble, une nouvelle organisation de vos process. Nous déterminerons à vos côtés les solutions adaptées à vos besoins en matière de digitalisation de vos documents.

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