Gestion automatique des notes de frais

Chaque salarié perdrait en moyenne 27 minutes par note de frais selon une étude OpinionWay. La dématérialisation des notes de frais permet de raccourcir les délais de traitements. Maîtrisez en un clin d’œil les dépenses des collaborateurs.
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Votre collaborateur prend en photo le reçu de sa note de frais et la dépose sur le logiciel, depuis l’application mobile ou sur l’interface web.
Le logiciel identifie le collaborateur concerné par la note de frais et reconnait automatiquement l’enseigne, les montants HT, TVA et TTC, ainsi que le type de dépense.
Indexation faite, la note de frais est envoyée automatiquement au manager. Elle pourra alors être validée ou refusée avec un retour au collaborateur en ayant fait la demande.
En fonction des champs indexés, une imputation comptable des écritures vous est proposée, il ne vous restera qu’à valider la bonne affectation des comptes de charges. Vous pouvez désormais télécharger votre fichier d’import et l’intégrer dans votre logiciel comptable.

Les bénéfices de la gestion automatisée des notes de frais pour vous et vos collaborateurs

Chaque justificatif demande une action auprès de plusieurs collaborateurs pour le transmettre, le traiter et saisir la dépense en comptabilité. Automatiser le processus de traitement de ces documents apporte de nombreux bénéfices.

Maitrisez les dépenses

Après chaque dépense, vos collaborateurs photographient leurs justificatifs avec leurs téléphones et envoient leurs notes de frais automatiquement dans notre solution. Vous n’avez donc plus de retard dans la transmission des justificatifs et un suivi des frais en temps réel.

Gagnez en productivité et disposez d'une solution moderne

L’automatisation du classement et du traitement des notes de frais vous permettra de vous consacrer à des tâches à plus fortes valeurs ajoutées. Simplifier la transmission et le traitement des notes de frais, donnera une image dynamique et moderne de votre entreprise auprès de vos collaborateurs.

Simplifiez votre gestion des notes de frais

Chacun de vos collaborateurs possèdent un compte pour déposer ses justificatifs. Le logiciel reconnaît automatiquement toutes les données comptables et simplifie la validation et le contrôle des notes de frais. Vous avez la possibilité de sortir à tout moment des tableaux de dépenses pour gérer votre budget.

Combien de temps faut-il conserver une note de frais ?

10
ans
La note de frais doit être conservée au minimum durant 10 ans. Les impressions sur un ticket s’estompent, et disparaissent au bout de quelques années, voire quelques mois. La conservation numérique est le moyen le plus sur d’être en mesure de fournir les pièces en cas de contrôle de l’administration fiscale.

Quelle réponse ISI pour la gestion des notes de frais ?

Contactez un expert sur la gestion des notes de frais

Vous avez pour projet de redéfinir la gestion de vos documents ? Nos experts sont là pour vous accompagner dans votre démarche. N’hésitez pas à prendre contact via ce formulaire afin que l’on puisse définir ensemble, une nouvelle organisation de vos process. Nous déterminerons à vos côtés les solutions adaptées à vos besoins en matière de digitalisation de vos documents.

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Conformément à la réglementation en vigueur vous disposez d’un droit de modification, d’accès, de rectification et d’opposition de vos données. Pour cela, veuillez préciser votre demande par email à dpo@cpro.fr.

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