Signature électronique

La signature électronique peut être utilisée pour tous les documents pour lesquels vous avez besoin d’une signature. Elle vient remplacer la signature manuscrite. Elle garantit l’identité du signataire et l’intégrité du document signé. Cela permet de se protéger des contestations telles que “ce n’est pas moi qui ai signé” ou “ce n’est pas ce que j’ai signé”, la signature électronique est une preuve électronique légale.
signature électronique
Vous envoyez le document PDF à un ou plusieurs signataires via l’imprimante virtuelle. Vous sélectionnez le niveau de signature attendu et personnalisez l’envoi. Le signataire reçoit alors une notification sur sa boite email, l’invitant à lire et signer le contrat. Les formats de documents acceptés sont PDF, Word, Excel et Google Docs.
Après avoir accédé au document en question, le signataire clique sur “Signer”. Il reçoit alors un code à 6 caractères via SMS. Une fenêtre apparaît sur le document avec un espace pour signer (à la souris ou avec le doigt sur un écran tactile) et un champ pour saisir le code reçu par SMS. Le signataire peut alors valider la signature, faire renvoyer un code ou bien annuler.
Après avoir validé sa signature, chaque signataire reçoit l’original du document signé électroniquement via email. Il peut alors le conserver, le consulter, l’archiver, etc.
Le document signé ainsi que le journal de preuves contenant l’historique des signatures, sont archivés sur le portail en ligne de la solution et chez le tiers archiveur, pendant toute la durée légale obligatoire. L’accès au portail en ligne de la solution permet d’accéder au document à tout moment.
Le tableau de bord du logiciel dédié à la signature électronique, offre un état des lieux complet sur vos documents. Les statuts sont : en attente de signature, en cours de signature, signés, refusés, annulés.

Pourquoi passer à la signature électronique ?

La signature électronique apporte de nombreux bénéfices aux entreprises : accélération des process, gain de temps, économies financières, suivi des étapes de la signature, etc. Le frein principal au passage à la signature électronique est la peur du changement. Pourtant l’évolution est très simple et l’habitude se prend très vite.

Faites des économies sur vos coûts de signature

Certes, lorsque vous signez un document de façon manuscrite, vous ne payez pas la signature. Cependant, on oublie souvent de calculer les frais de déplacement, le coût-horaire pour le collaborateur (déplacement, temps passé sur place) et les coûts d’impression pour les RDV signature, ou le prix d’un recommandé pour les envois de documents papiers. La signature électronique est donc bien plus rentable que la signature manuscrite.

Faites signer vos documents très rapidement en sécurité

Vous envoyez vos documents en quelques clics de façon totalement sécurisée, et vos signataires les reçoivent instantanément. Les signataires peuvent aussi consulter les documents électroniques et les signer où et quand ils le souhaitent. La signature électronique s’adapte parfaitement à la mobilité de vos interlocuteurs.

Déployez la signature électronique rapidement

Contrairement aux idées reçues, le déploiement de la signature électronique se fait généralement en une journée voire quelques jours. Une fois le passage à la signature électronique validé, le process d’installation est très rapide.

La signature électronique a-t-elle la même valeur juridique que la signature manuscrite ?

Oui
Avec la certification eIDAS
La signature électronique possède la même valeur juridique qu’une signature manuelle. Pour cela, il faut que le logiciel de signature respecte le règlement eIDAS qui fixe le cadre de sa reconnaissance partout en Union Européenne. La signature électronique a alors une valeur légale reconnue. En revanche, une signature manuscrite sur un papier qui serait scannée et apposée sur un document électronique, n’a aucune caractéristique de la signature électronique.

Quelle réponse ISI pour la signature électronique ?

Contactez un expert sur la signature électronique

Vous avez pour projet de redéfinir la gestion de vos documents ? Nos experts sont là pour vous accompagner dans votre démarche. N’hésitez pas à prendre contact via ce formulaire afin que l’on puisse définir ensemble, une nouvelle organisation de vos process. Nous déterminerons à vos côtés les solutions adaptées à vos besoins en matière de digitalisation de vos documents.

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